Una cartera sana no es obra de la casualidad sino del esfuerzo, del esfuerzo de establecer políticas de ventas concretas, políticas de crédito que faciliten la venta pero a la vez restrinjan los riesgos, políticas de cobranzas flexibles de acuerdo al segmento de cartera, al producto, al tiempo de mora y a la situación de mercado.

Las políticas mencionadas además deben contener estrategias de prevención de mora previas al otorgamiento de los productos, durante el otorgamiento y posteriores a éste.

Las herramientas previas al otorgamiento se sitúan desde la definición del producto o del servicio hasta la reunión de ventas. En esta etapa influye en forma decisiva el marketing de la empresa, los slogan utilizados, el marketing positivo de la empresa, el establecimiento y penetración de la marca.

Las herramientas durante el otorgamiento del producto son en primer término el armado de la carpeta y el análisis de crédito que incluya metodologías de verificación eficiente a fin de posibilitar el otorgamiento con mayor grado de seguridad. Sobre todo a clientes nuevos.

En créditos corporativos el análisis del Balance, la situación y facturación posterior al mismo, el pago de los impuestos pertinentes en tiempo y forma y la explicación de cómo va a devolver el crédito es fundamental para sacar un dictamen lógico. Aquí el conocer el mercado y los actores ayuda a obtener información adicional e informal para conocer mejor a quien solicita la financiación.

Además recordar que justifique el solicitante un flujo de fondos sobre cómo prevé devolver el crédito, lo que desea hacer con el dinero y su retorno. De esta forma podemos evaluar un poco mejor la realidad de su organización, si se encuentra estable o solo es para tapar desfinanciamiento no planificado.

El analista de crédito tiene principalmente documentación en fotocopia y por lo tanto lo mas importante es la tarea de verificación de la información contenida en ellas, por ejemplo en recibos de sueldo los importes, la información del empleador, la correlación de los recibos, la tipografia utilizada y por último el llamado a la empresa para confirmar información.

En cuanto a herramientas posteriores al otorgamiento, me ha dado muy buen resultado en productos de consumo que recién realizado el dictamen de riesgo y antes del desembolso del préstamo se realice un análisis de calidad de otorgamiento.

En esta etapa ya no interfiere en los tiempos de calidad de servicio. Por ejemplo puedo utilizar las siguientes herramientas:

• El cierre de ventas realizado por un mensaje telefónico o postal de bienvenida también es muy efectivo para prevenir mora y de esta forma se cubren los aspectos débiles de una comunicación deficiente por parte de la fuerza de ventas.
• Resulta clave comunicar eficazmente la importancia de mantenerse al día, los beneficios de pagar y los costos y consecuencias de no hacerlo.
• La visita al cliente que abona normalmente por el vendedor, el analista de crédito, por un supervisor, o por un Gerente, sirve para varios aspectos, tales como mejorar el vínculo, obtener información del cliente y del rubro, observar cómo se maneja con los clientes y el manejo del stock, para que se sienta mimado e importante, en fin, tiene de múltiples maneras una respuesta positiva del cliente que ayuda a cobrar mejor.
• Hacer una gestión de mora ágil, rápida, eficiente, profesional a partir del día 1 de mora hace que las cuentas se regularicen más rápido y hasta generen cultura de pago.
• Mantener las fortalezas como proveedor por la cual nos eligieron es un aspecto que no hay que olvidar y además hacer marketing de ello para recordar permanentemente nuestros atributos positivos. Tener el mejor precio, la mejor mercadería, la amplitud de servicios, en definitiva lo que sea que nos distinga generará en el cliente que no desee perdernos como proveedores y nos pague en tiempo y forma.
• En general de por sí realizar recordatorios de pagos a quienes tiene refinanciaciones o son pagadores tardíos nos ayudará a cobrar mas y mejor.
• Establecer en forma acordada con el cliente la fecha de vencimiento de las obligaciones a fin de que coincida con su frecuencia de ingresos.

Luego del otorgamiento del producto por ejemplo en operaciones corporativas es importante comprender el circuito que ocurre inmediatamente a la concreción de la orden de compra.

Este circuito que compone sintéticamente el pedido de entrega de mercadería, la preparación y distribución, la entrega del producto en formal forma con la correcta firma del remito pertinente, el circuito de facturación, la entrega de la factura, la conformidad del cliente de la factura recibida, la producción del resumen de cuenta, el envío del resumen de cuenta, la recepción de los valores a depositar, el depósito de los valores, el control de acreditación, la actualización de la cuenta corriente con el pago ingresado.

Como observaran hay varios pasos que con tener solo alguno de ellos alguna dificultad o demora ya desplaza los tiempos de punta a punta y qué pasaría si hubiera demora en la mayoría de los pasos, realmente se desplazaría el tiempo de recupero de las cuentas sin hablar siquiera de morosidad.

Por lo tanto controlar ese circuito que se cumpla en tiempo y forma facilitará la prevención de cuentas impagas.

Seguramente hay otras acciones para asegurarnos calidad de cartera pero por lo menos logrando estas estaremos en buen camino.